WSZYSTKO POD KONTROLĄ, CZYLI JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ORGANIZACJI EVENTU

M65 Przestrzeń Kreatywna, Warszawa

Miejsca, które oferują przestrzeń do organizowania eventów, są bardzo zróżnicowane oraz odpowiednio dopasowane do określonej atmosfery spotkań oraz oczekiwanych przeżyć z nim związanych. Właśnie dlatego najważniejsze znaczenie ma wybór odpowiedniej lokacji. Jest to kwestia dokonania racjonalnych, jak i często intuicyjnych wyborów. Poniżej przedstawimy Wam kilka praktycznych wskazówek, jak krok po kroku, sprecyzować sobie wymagania wobec przestrzeni, w której ma odbywać się event.

 

1. Lokalizacja

Łatwiej będzie Ci ją wybrać, gdy odpowiesz sobie na poniższe pytania:

- Jaka jest minimalna i maksymalna ilość gości?

- Jakich pomieszczeń potrzebujesz? (np. sala konferencyjna, sala bufetowa, szatnia)

- Jaki jest Twój maksymalny budżet?

- Jakiego stopnia zabezpieczeń oczekujesz? (np. ochrona, karty z chipem dla gości)

- Jaki zakres usług jest potrzebny (np. obsługa sekretarska, kelnerska)

- Czy potrzebny jest specjalny sprzęt audiowizualny lub udogodnienia sceniczne? (np. mikrofon, głośniki, rzutnik, ekran)

- Czy masz specjalne wymagania odnośnie możliwości różnego oświetlenia sali, utrzymania danej temperatury? (np. klimatyzacja, rolety)

- Czy preferujesz jakiś konkretny obszar/dzielnicę danego miasta?

- Czy ważna jest dla Ciebie możliwość dojazdu środkiem transportu publicznego oraz parkingu?

- Czy został wyznaczony konkretny termin eventu lub czy jest on elastyczny?

Pamiętaj, że dobry wybór sali oraz miejsca gwarantuje pozytywny nastrój Twoich gości, zarówno podczas jak i po odbytym evencie. Każdy event wymaga innego miejsca - czy to sali w centrum Warszawy, na najwyższym piętrze wieżowca czy w otoczeniu sielskiego krajobrazu. Właśnie po to został stworzony nasz serwis MyMeetingRooms.pl- żebyście mogli taką „odpowiednią” lokalizację znaleźć.

Cowork Mode, Szczecin

Smart Space, Toruń

Software Camp, Lublin

Biurowiec Zygmunta Starego 11A, Gliwice

2. Postaw się na miejscu gości

Wyobraź sobie, że to Ty zostałeś zaproszony na organizowany przez Ciebie event. Postaraj się odbyć drogę, jaką musi pokonać Twój potencjalny gość i postaraj się zagwarantować mu klarowne informacje i komunikaty na każdym etapie „podróży”.

Zwykle taka „podróż” zaczyna się w momencie otwarcia zaproszenia. Postaraj się tam zamieścić wszystkie niezbędne informacje. Szczególnie zwróć uwagę na:

- opis trasy

- miejsca parkowania i ewentualny sposób zapłaty

- możliwość dotarcia komunikacją miejską (nazwy przystanków, rodzaje środków komunikacyjnych – autobus, tramwaj)

- recepcja (rozmieszczenie w budynku oraz funkcja)

- szatnia i ewentualny sposób zapłaty (rozmieszczenie w budynku)

- toalety (rozmieszczenie w budynku)

- oddzielne pomieszczenia artystyczne, organizacyjne dla rozmówców

- dane kontaktowe do osób zarządzających eventem

- poziom i możliwość korzystania z usług kateringowych/restauracyjnych

- powierzchnie i podział przestrzeni

- program eventu

- obecność i rozmieszczenie wind dla osób i towarów

 

3. Całkowity koszt eventu

Warto zwrócić uwagę na to, że nie tylko poniesiemy koszt wynajmu samej sali, ale także czekają nas dodatkowe koszty, np:

- parkowanie

- garderoba

- obsługa toalet

- ochrona/kontrola przy wejściu

- dodatkowe sprzątanie

- klimatyzacja (chłodzenie i ogrzewanie)

- przebieralnie artystyczne

- osobne pomieszczenia dla organizacji, rozmówców, zarządu i administracji

- oddzielnie za techniczną i logistyczną aparaturę, materiały

- oddzielnie za umeblowanie

- oddzielnie za personel

- wykorzystanie prądu

- koszty telekomunikacyjne

- katering

- oddzielnie za dekoracje, ozdoby kwiatowe i roślinne

 

4. Po zakończeniu

Po zakończeniu eventu, powinniście ocenić wydarzenie z obsługującym je menadżerem, aby wyjaśnić na bieżąco ewentualne niedociągnięcia i braki, tak, aby uniknąć tego w przyszłości.

Warto jest też skonsultować się z obsługującym personelem, podziękować im i podać ewentualne uwagi oraz umówić się na sprzątanie wynajmowanej przestrzeni i przegląd zwróconych materiałów, towarów, które były wynajmowane.

Powinniście też, co najważniejsze – sprawdzić fakturę, czy zgadza się z wcześniejszymi ustaleniami ;)

Przestrzegając tych, jakże banalnych punktów, które jednak łatwo pominąć na swojej liście „have to do”, organizacja będzie dla Was przyjemnościa, a nie tylko obowiązkiem. 

Warto przygotować sobie taką listę na stałe, by móc przed każdym eventem – konferencją, szkoleniem, warsztatami czy nawet spotkaniem biznesowym, sprawdzić punkt po punkcie co już za Wami, a co jeszcze przed. Dzięki temu zawsze wszystko będziecie mieli dopięte na ostatni guzik!

ECD Consilis, Bydgoszcz

Atelier Aparthotel, Kraków

Hotel Bachledówka, Czerwienne