Organizacja eventu krok po kroku

 

Event to bardzo silne narzędzie komunikacji z klientem. Udana impreza, bądź konferencja, oznacza nie tylko zadowolonych uczestników, którzy wywołają  korzystny szum wokół firmy lub marki. Będzie ona również źródłem cennego contentu - zdjęcia, referencje czy wywiady, który może zostać wykorzystany do działań PR.

 

Jak w takim razie zorganizować dobry event? Opisujemy wszystko krok po kroku!

 

 

OKREŚL RODZAJ EVENTU

 

 

To, gdzie zorganizujesz wydarzenie jest uzależnione przede wszystkim od jego charakteru i grona uczestników. Na pierwszy ogień musisz więc określić swoją podstawową potrzebę: czy będzie to miejsce na konferencję, imprezę integracyjną, spotkanie biznesowe, a może wystarczy sala na szkolenie?

To Ci pomoże zdecydować również o wielkości poszukiwanej przestrzeni.

 

Centrum Biznesowe Horizon oferuje m.in. salkę na spotkanie w klimacie bardzo biznesowym. Oczywiście Centrum znajduje się w Warszawie :)

 

Centrum Biznesowe Horizon w Warszawie

 

 

Idealnym miejscem na zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników w Poznaniu jest Republika Słoneczna. Dodatkową atrakcją jest przepiękny ogród! :)

 

Więcej o tej przestrzeni: Republika Słoneczna- Pensjnat i Studio Kulinarne

 

 

 

Jeśli planujecie szkolenie w Krakowie to na pewno możecie odwiedzić Centrum Szkoleniowe MENTOR. Możecie być spokojnie, że spotkanie w tym miejscu na pewno zakończy się sukcesem :)

 

 

 

Konferencja to zawsze skomplikowane przedsięwzięcie. BOOM jednak świetnie sobie z tym radzi! Ta bardzo oryginalna przestrzeń spełni wymagania nawet najbardziej wymagających klientów :)

 

 

 

LISTA WSZYSTKIEGO

 

 

Przygotuj sobie listę TO DO oraz listę elementów, o które koniecznie musisz zadbać. Pamiętaj o podstawach: miejsce spotkania, lista gości, zaproszenia, nagłośnienie, jedzenie, program imprezy, prowadzący i obsługa, gadżety. Do każdego eventu najlepiej podejść indywidualnie i przede wszystkim skonsultować swoje pomysły z klientem.

Na każdym etapie planowania i realizacji obie strony muszą mieć jasny obraz sytuacji i wzajemnych oczekiwań.

 (Czytaj więcej na temat ustawienia stołów i krzeseł w sali szkoleniowej i konferencyjnej)

 

MEETING SPACE, CZYLI WYBÓR MIEJSCA

 

 

Wybór miejsca to oczywiście jedno z najważniejszych zadań. Musi być maksymalnie dopasowane do klimatu i typu przedsięwzięcia. Pod uwagę trzeba też wziąć wielkość powierzchni i logistykę. Uczestnicy eventu nie powinni mieć problemu z dotarciem na miejsce, a organizatorzy z dostarczeniem sprzętu, cateringu etc.

Wybierając lokalizację bierz też pod uwagę program eventu, ewentualną scenografię, multimedia, oświetlenie i nagłośnienie.

 

Studio N16  czyli bardzo kreatywna przestrzeń w samym centrum Warszawy. Prawda, że wygląda świetnie? :)

 

 

 

We Wrocławiu możecie skorzystać z usług Full Service Office. W tym miejscu kreatywne myślenie staje się łatwiejsze :)

 

 

 

Business Link w Poznaniu zapewnia komfortowe warunki do intensywnej pracy. Oczywiście to nie jedyna sala w tym miejscu :)

 

 

 

Jeśli szukacie kreatywnej sali w Toruniu – Smart Space otwiera przed Wami swoje bardzo kolorowe drzwi :)

 

 

 

A może potrzebujecie sali w Katowicach? Strefa Rozwoju to świetne i zdecydowanie nietuzinkowe miejsce :)

 

 

 

SCENARIUSZ WYDARZENIA

 

 

Program wydarzenia musi być dopięty na ostatni guzik i w 100% zgodny z możliwościami, jakie oferuje lokalizacja. Zaplanuj wszystko godzina po godzinie (nawet minuta po minucie jeśli trzeba) i nie zapomnij, że kolejne elementy musisz skonsultować z osobami, które będą za nie odpowiedzialne.

Upewnij się, że zaplanowane aktywności są możliwe do wykonania w takim, a nie innym przedziale czasowym i przy określonych warunkach. Nagłośnienie, oświetlenie, technologia, przerwy, catering - to wszystko musi być ustalone. Goście nie powinni nudzić się ani przez chwilę, ale warto również przewidzieć dla nich moment oddechu.

Przy opracowywaniu scenariusza nie zapomnij również o kosztach.

 

 

ZAPROSZENIA

 

 

Zaproszenie jest jedną z kluczowych spraw, bo od jego wykonania i jakości zależy zainteresowanie eventem. Musi zainteresować i skusić potencjalnych użytkowników, więc przemyśl formę i dopasuj ją do swojej grupy docelowej. Nie bój się kreatywnych rozwiązań!

 

 

CATERING, PRZECIEŻ KAŻDY LUBI DOBRZE ZJEŚĆ!

 

 

Menu również musi być dopasowane do uczestników i rodzaju eventu. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko będzie smaczne i świeże przed podjęciem decyzji przetestuj produkty potencjalnego dostawcy lub poproś o to zaufaną osobę.

Spróbowanie przekąsek czy napojów może być jednym z przyjemniejszych etapów planowania :)

 

First Warsaw Golf & Country Club wie co dobre. Zresztą wystarczy spojrzeć :)

 

 

Bióro znajdujące się w Krakowie jak mało kto zna się na przekąskach. Samo patrzenie powoduje, że jesteśmy głodni… :)

 

 

 

W przepięknej restauracji Pure Sky Club można zjeść kulinarne arcydzieła. Dodatkowym atutem jest przepiękne wnętrze :)

 

http://www.mymeetingrooms.pl/283_pure-sky-club?date=2016-01-29&ref=search_results

 

 

PRZYGOTUJ PLAN B

 

 

Nasza rada - zawsze miej plan zapasowy! :)

 

Oczywiście w MyMeetingRooms znajdziecie znacznie więcej miejsc, w których organizacja eventu musi się zakończyć sukcesem. Jeżeli potrzebujecie takiej przestrzeni zaglądajcie, wybierajcie i piszcie. Jesteśmy dla Was! :)

Pomocy chętnie udzieli Wam Concierge- Twoj opiekun przy organizacji eventu.

 

 

http://www.mymeetingrooms.pl/