Czym jest wirtualne biuro. Wady i zalety wirtualnego biura

       Zakładając nową firmę potrzebujemy posiadać adres, pod którym zostanie ona zarejestrowana. Początki nigdy nie są najprostsze, dlatego najlepiej jest szukać rozwiązań, które zredukują koszty rozwijania i utrzymania naszej działalności.

      Takim rozwiązaniem może być wynajem wirtualnego biura. Dzięki temu jesteśmy w stanie zredukować koszty, ponieważ nie musimy sami utrzymywać własnego biura. Poza tym nie każda działalność wymaga stałego miejsca do pracy, a jedynie adresu, pod którym ta zostanie zarejestrowana.  Wiele wirtualnych biur oferuje swoim klientom kompleksową obsługę administracyjną ich firmy.  

       Osoba płacąca abonament może również skorzystać z usługi wirtualnego adresu korespondencyjnego. Polega to na tym, że cała poczta firmowa jest przekierowywana na wirtualny adres, klient jest o tym informowany telefonicznie bądź mailowo,  a następnie może on w wybranym momencie odebrać ją z siedziby wirtualnego biura. Niektóre wirtualne biura oferują również skanowanie całej korespondencji i przekierowywanie jej drogą elektroniczną do klienta. Usługa wirtualnego adresu jest bardzo przydatna kiedy z powodu wyjazdu firmowego bądź po prostu naszej nieobecności w mieście, list polecony zostanie odebrany, a nie odesłany z powrotem do nadawcy. Sprawdza się to rozwiązanie również kiedy nie mamy czasu stać w kolejkach w urzędzie pocztowym by odebrać ten list, bądź po prostu nie chcemy otrzymywać żadnych służbowych przesyłek czy listów na swój adres zamieszkania.

       Najwięcej wirtualnych biur powstaje w centralnych punktach największych miast w Polsce i na świecie, i jak się okazało, największą zaletą korzystania z wirtualnego biura jest jego prestiżowy adres. Wpływa to bardzo na pozytywny obraz firmy prowadzącej działalność pod jego adresem oraz jej atrakcyjność.

       Kolejnym elementem zachęcającym do korzystania z wirtualnych biur jest to, że często posiadają one własne sale konferencyjne czy mini biura na wynajem. Możemy więc z nich skorzystać, gdy potrzebujemy spotkać się ze swoimi wspólnikami czy klientami.

       Ciekawym i często przydatnym plusem rejestracji w wirtualnym biurze jest możliwość umieszczenia logo firmy, dzięki czemu nasi klienci, którzy przychodzą do biura wiedzą czy dobrze trafili do siedziby firmy. Osoba z recepcji może przekazać kontakt do nas i poinformować nas o takiej sytuacji.

       Pomimo wielu zalet, które posiada wirtualne biuro powinniśmy być ostrożni przy jego wyborze i odpisywaniu umowy. Przede wszystkim powinniśmy sprawdzić usługodawcę przed podpisaniem z nim umowy. Musimy mieć pewność, że będziemy mogli korzystać z jego usługi wirtualnego biura przez długi czas, ponieważ zmiana adresu firmy to dodatkowe koszty związane z rejestracją w KRS,  urzędach ZUS czy GUS, a także wprowadzenie tych zmian u naszych kontrahentów.  Dodatkowo takie działanie jest też bardzo czasochłonne.

       Ważnym elementem każdej firmy są jego pracownicy, a w tej sytuacji osoby, które będą świadczyć opłaconą przez nas usługę w prawidłowy sposób. Głównie chodzi tutaj o osoby, które zajmować się mają naszą korespondencją, ponieważ nieterminowe przekazywanie informacji o jej odebraniu, może mieć nieprzyjemne skutki zarówno prawne jak i finansowe.  Podpisując umowę z wirtualnym biurem warto też dopytać aktualnych jego klientów, a także byłych o ich wrażenia  i opinie o jakości współpracy z tym biurem. Taka wiedza może uchronić nas od niepotrzebnych nieporozumień i rozczarowań przy korzystaniu z danego wirtualnego biura i znacząco wpłynąć na podejmowaną przez nas decyzję.

Oferty wirtualnych biur można znaleźć na www.mymeetingrooms.pl