Czym jest Open Space? Wady i zalety otwartej przestrzeni w biurze

Open space to otwarta przestrzeń biurowa. W takim modelu biura nie ma podziału na mniejsze pokoje, nie ma tu także żadnych ścianek.  Taki system pracy dotarł do Polski ze Stanów Zjednoczonych, gdzie wprowadzony był już na początku XX wieku i stopniowo rozprzestrzeniał się po świecie. Za pierwszy biurowiec wykorzystujący open space uznawany jest Larkin Administration Building znajdujący się w Nowym Jorku. Setki biurek ustawianych obok siebie w niewielkich odległościach miały sprzyjać komunikacji, a także ułatwić przekazywanie dalej setek stron dokumentów między pracownikami biura. Zabieg przemeblowania miał na celu  upodobnienie biura do taśmy produkcyjnej, gdzie wszystkie działania odbywają się mechanicznie, a pracownicy działają jak maszyny produkcyjne. Najważniejszym celem takiej pracy było przetworzenie jak największej liczby dokumentów, całość miała odbywać się rutynowo przy maksymalnej oszczędności czasu.  W sytuacji, gdzie wszyscy pracują na otwartej przestrzeni, każdy mógł obserwować współpracowników. W tym systemie nie było możliwości zwolnienia tempa pracy, ponieważ przełożeni mogli dostrzec każde niepożądane działanie.

 

Firmy postawiły na open space głównie ze względów finansowych, bowiem w otwartej przestrzeni mieści się dużo więcej osób niż w mniejszych gabinetach i salach. 

Ułatwiona komunikacja w open space

 

W pracy zespołowej najważniejsza jest dobra komunikacja i ułatwienie pracownikom bezpośredniego kontaktu było jedną z przyczyn stawiania na model otwartych przestrzeni w biurach. Owszem, pozwoliło to zaoszczędzić czas potrzebny na przedostanie się do osobnego biura czy nawet na inne piętro, ale okazało się dużo bardziej uciążliwe niż przypuszczano. Wiele osób zmuszonych do pracy w otwartych przestrzeniach określa ten styl pracy jako uciążliwy głównie ze względu na panujący nieustannie hałas. Dla niektórych pracowników takich biur problemem staje się także ograniczona prywatność w ich miejscu pracy. Zdecydowanie wpływa to na poziom komfortu tych pracowników.

Wydawać się może, że osoby, które widują się każdego dnia mają ze sobą lepszy kontakt i lepiej się znają. Jak się okazuje, w miejscach gdzie każdy może usłyszeć rozmowę, pracownicy ograniczają się do służbowych wymian zdań, te relacje są między nimi dużo płytsze niż byłyby w mniejszym gronie. Liczne towarzystwo nie wpływa pozytywnie na tworzenie się bliskich więzi pomiędzy pracownikami, którzy przecież są jedną drużyną.     

Są też tacy, dla których praca w open space nie sprawia żadnego kłopotu, a wręcz są oni zadowoleni z tego, że nieustannie mogą przebywać w towarzystwie innych osób. I dlatego open space służy tym, którzy lubią ciągły kontakt z innymi osobami, pracują często na zasadzie ,,burzy mózgów’’. Osoby takie mają potrzebę konsultacji swoich pomysłów z innymi a takie rozstawienie ułatwia im pracę. Niektórzy pracownicy open space’ów sądzą nawet, że układ zamkniętych gabinetów utrudnia komunikację, prowadzi do izolacji pracowników, i sprzyja tworzeniu się wrogich sobie grup.

Nie przeszkadzajmy sobie w pracy



Model open space ma swoich zwolenników jak i przeciwników, a by tych pierwszych było zdecydowanie więcej, pracodawca powinien w odpowiedni sposób zagospodarować przeznaczoną do pracy przestrzeń. Aranżując takie biuro zdecydowanie należy zapewnić pracownikom komfort, przestrzeń osobistą, a także oddzielne pomieszczenie, w którym pracownicy mogą spędzić przerwę czy zjeść posiłek. Przemyślane i odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni pozwoli efektywnie korzystać z zalet open space.

(Optymalne warunki pracy warunkiem sukcesu)
 

Na komfort w pracy w dużej mierze wpływa przede wszystkim zachowanie wszystkich pracowników. Zawsze znajdzie się ktoś, kto zbyt głośno rozmawia przez telefon, czy przerywa innym pracę rozpoczynając rozmowę. Warto by wszyscy pracownicy stosowali się do ogólnych zasad, z którymi każdy powinien się zapoznać rozpoczynając pracę, a na pewno ułatwi to realizację zadań pozostałym współpracownikom. Głośnik telefonu może być wyciszony by dźwięk dzwonka nie rozpraszał osób wokół, a jeśli już potrzebujemy skonsultować się z kimś, nawet w sprawie pilnej, warto zwrócić uwagę, czy ta osoba nie jest bardzo zajęta, by nie przerwać jej pracy. Wszystkie niepożądane dźwięki, które docierają do pozostałych pracowników obniżają ich komfort pracy, przez co spada również jej efektywność.
 

Zalety pracy w open space:

  • Łatwa komunikacja między pracownikami

  • Ułatwienie współpracy,

  • Zapobiegnięcie izolacji pracowników,

  • Szybki i bezpośredni przepływ informacji oraz dokumentów,

  • Jednakowa przestrzeń pracy dla wszystkich pracowników

  • Łatwiejszy dostęp do przełożonych,

  • Maksymalne wykorzystanie przestrzeni,

  • Niższy koszt wynajmu i utrzymania biura

  • Zmniejszenie kosztów eksploatacji ze względu na umieszczenie większej liczby stanowisk w jednym pomieszczeniu,

 

Wady pracy w open space:

  • Niższa produktywność pracowników

  • Wysoki poziom hałasu

  • Utrudnienia w koncentracji

  • Brak prywatności

  • Podatność na stres, zmęczenie i rozdrażnienie

  • Przerywanie pracy przez innych pracowników

  • Trudność w skupieniu się

  • Utrata indywidualizmu

  • Zmniejszenie wydajności pracy

  • Konieczność opuszczania miejsca pracy w celu przedyskutowania kwestii, o których nie powinna wiedzieć większość pracowników,

  • Większe prawdopodobieństwo konfliktów między pracownikami

 

Zobacz także: Praca zdalna- przejaw lenistwa czy efektywy sposób zarządzania czasem?